認識今屆業委會成員薛博良先生Alan Sit始於去年初，在上一屆的業委會會議中以列席者身份出席。當時這位老人家自我介紹他是一位商人，以前當過業委，是「愛xx關注組」的核心成員，又似乎對屋苑的事情頗有認識，因此當他要求我留下聯絡電話的時候，便毫不猶疑的答應了。而認識薛先生的鄰居，相信也一定聽過他對大堂裝修「 兩蚊鷄古迪」的典故及「五十萬元臨時信箱」繪形繪聲的敘述。
「古廸」一家兩蚊鷄的公司承接大堂翻新工程？
首先單憑以一間公司的投資股本（share capital）金額多少而衡量承辦商是否合資格，這樣的推斷也未免過於穿鑿附會了吧！而每次互動，老人家少不免又會重覆提起這些事情，表現得耿耿於懷。之後和薛先生熟落了我曾經也嘗試過做一些資料蒐集，包括翻查以往會議紀錄，公司註冊處查冊紀錄及其他公開資料，嘗試以我在職塲上挑選服務供應商的經驗，協助薛先生疏理一些邏輯性的問題，但每次都敵不過他先入為主的既有想法，所以屢屢都是無功而還。
價值五十萬元的臨時大堂信箱，何去何從？
至於傳聞中屋苑因為六座大堂裝修工程而額外花費了五十萬元製作臨時大堂信箱一事，由於翻查當年會議紀錄而沒有相關資料顯示，再加上薛先生表示他曾多次向管理處求証不果，因此當時便將此事擱置下來。
直至八月底在2019年度屋苑帳目核數報告工作會議中，經過核數師向各委員的闡釋，大家頓時恍然大悟了！以下是一些與當年大堂裝修有關的節錄資訊，應該可以解答到薜先生及其他關心大堂裝修的居民藏在心裏多年的疑惑：
- 「古廸設計有限公司」（Good Concept Group Limited）是當年承接各座大堂維修工程的承辦商。因為會議紀錄者手民之誤，「古廸工程」錯誤的名稱曾經重覆出現在兩次的會議紀錄上，而事後管理處已作出更正及紀錄在案作實。當時的核數師也應業委要求於2018 及2019年的核數報告會議上，確認工程簽約方及收款方皆為「古廸設計有限公司」，謠傳中的「古廸工程」是子烏虛有之事。
- 整個大堂裝修工程涉及管理處與「古廸設計有限公司」簽署的一張主要合約及七個後加大小工程，而根據會議紀錄顯示，這些工程均有在當時的業委會會議中有討論過。
- 而無論在合約簽署、支付及單據方面，管理處的對口單位均只有「古廸設計有限公司」一家，從無牽涉第三方。
- 信箱範圍裝修工程合約六座總數合計66萬元,包括臨時清拆及裝回信箱，重造牆身飾面及燈光等，即每座平均支帳約11萬元。而屋苑從來既沒有收到50萬元的付款通知，核數師亦確認沒有支付過臨時信箱的一項開支, 薛先生這時才補充說自己知道50萬元信箱只是預算，並非如他一直向其他業主所講的已支付費用 。
- 至於臨時大堂櫃臺，六座共花費約22多萬元，即約3萬多元一張。
- 而原先六座大堂油畫, 經追蹤點算後, 現正安掛於會所牆壁不同的角落中展示著。
事後檢討：
- 當年大堂主題牆翻新工程因為欠缺一個整體完善規劃，除工程本身一個主體合約外，因應當時實際情況而先後再加了七個關連工程，因此惹來非議。
- 而後加工程雖然都曾經在業委會上有討論過，但礙於當時與住戶通訊有所不足，因此惹來種種言之鑿鑿的傳言，頓時傳遍整個屋苑。
- 當查證事件來龍去脈時亦因為管理處沒有將相關工程項目歸納一起再存檔，而引致業委在查證當年的付款紀錄時，遇上一定的困難。
給管理處的建議：
- 為防止未經授權付款（unauthorized payment）出現，所有大型維修項目單據必須完整存檔，並以工程編號分類入帳，方便翻查並隨時核實所有工程支出是否仍在已批核的預算範圍之內。
- 維修工程有可能橫跨兩年，甚至數年，因此務必要做好文件存檔，如合約、報價單、授權簽署及會議紀錄；並以不同項目代碼作為工程進度及付款追蹤等等。
屋苑大型裝修工程時間長、流程多、細節繁瑣，當工程有一定的規模及複雜程度，實在有必要考慮是否需要額外聘請一個獨立工程顧問專職負責勘察、草擬標書及提供估算、協助招聘工程承建商及進行回標分析、監督工程、審核付款單據、驗收和簽發完工證明及提供相關的專業意見等。要保證工程能順利進行又貨真價實，看來這些費用還是節省不得了的。※
5座譚太 