本屆第二次的業主委員會會議， 在上週三8月21日晚上如期舉行。 會議焦點落在兩項居民十分關心的民生議程, 其中包括行將屆滿的清潔及保安服務合約安排。
服務合約招標及篩選承辦商過程
自從 6.19業主周年大會結束後，我和部份已簽妥「保密協議」和「利益申報」的業委委員, 已馬上積極展開參與招標的後期工作（根據管理處紀錄，前期招標工作已早於今年4月展開，及後於6月上旬由上屆業委委員進行開標）。我等亦分別於 6月 28日及 7月2日，與回標承辦商進行了數小時的約見面談; 並於7月 28日提交有關招標跟進問題及其後之回覆開標。
避免嫌疑，恪守採購行為守則
根據民政事務處及廉政公署分別發出有關大廈管理的最佳做法（best practices ）及指引, 參與招標工作的所有人員除管理公司外，還涵蓋業主委員會及小組成員，其必須向業主委員會簽署以下文件，方可有權參閱回標文件內容及出席有關工作會議：
- 個人利益衝突申報表及
- 機密資料保密協議書
現今社會對道德標準要求甚高，申報利益及承諾將敏感資料保密的做法在商界十分普遍。縱使落實協議往往有賴自我約束，但是為了避免委員錯誤觸及有關法例而不知，這項措施仍可有效減低服務合約被不法分子圍標的可能性。因此幾位因擔心需要負上個人法律責任而沒有簽署申報文件的委員，實在過慮。反之，因此而錯過了與承辦商面議及參與其後續之審核工作，實在得不償失！
為何清潔服務合約須重新招標？
是次清潔合約公開登報招標一共吸引了6間承辦商入標。由於新一屆業委是在招標過程中中途加入，我在會議上質疑管理處為何只篩選其中4間給委員面議, 而4間供應商是否出價最低？據廖經理解釋，她當初是根據承辦商有否提供增值服務而挑選其中4間給委員面見。而為公平起見, 之後發出的跟進問題, 也一併發送給6間承辦商待其回覆。在連番追問下，管理處仍對提問支悟以對，列席律師遂補充, 由於標書價錢已公開, 雖然再次約見承辦商亦無不可，可是在此階段再議價已不再合適！
有鑑於管理處沒有即時回應其揀選的4間供應商是否出價最低, 而導致招標程序有出錯之嫌 , 間接對另外兩間投標商造成不公，所以本人贊成重新招標並與現行供應商延續服務至稍後時間，以便配合重新招標工作。
此外，會上程委員亦提出兩點質疑:
- 按照以往慣例商場及住宅清潔合約是一併招標的，但在商場招標部份價錢不作公開的前提下, 而商場代表在表決時擁有投票權，會引致在決定是否採納某供應商時造成矛盾，造法有欠說服力；
- 招標文件內容訂明是一年合約，但報價部份卻要求承辦商提供額外第2年期合約價錢的做法亦欠妥善，因此他贊成推倒重來。
至於商場代表亦表示為了免卻日後招標結果惹來揣測及質疑，也贊成從此將商場及住宅部份分別獨立報價, 長遠釋除公眾疑慮。投票結果最終以13票贊成, 0票反對, 及莫委員1票棄權，以大比數通過將清潔招標工作推倒重來！
通過清潔合約為期2年, 並交由業主大會審批
至於合約年期，經投票後由所有列席委員贊成通過為2年，並同時授權管理處與現役服務供應商將現時合約延長至明年 3月 31日，防止服務停擺。而由於2年合約總額超過屋苑平均年度開支百份之二十，根據建築物條例20A (2) 規定, 議案必須於業主大會中交由出席業主表決。此外有關年底住宅室外窗戶清潔合約招標之安排，也即場經委員商討後解決了。
保安服務合約 – 體現民主，５票對４票選出匯卓保安
由於保安合約沒有牽涉到商場部份及招標過程中沒有出現明顯問題, 所以在管理處讀出回標價格後， 隨即便進入比較四間回標商優劣之討論。席間所有與會者對現有服務供應商「世紀保安」的表現，一致表示十分不滿，並列舉例子討論。當中有業主詢問管理處將來如何有效監察中標公司表現，我即席補充方法大致可分為三：
- 在服務合約中引入關鍵績效指標（Key Performance Indicators）
- 承如我在競選政綱中保證大家，在日後的清潔及保安合約中加入服務質素承諾條款，並責成管理處嚴格監督執行。所以我早於招標面議 (Tender Meeting)及提問 (Tender Query) 環節中，已特別要求承辦商加入特定服務績效指標，並獲得所有回標商答應遵守。至於具體指標詳情及執行方法，我將會待於稍後與中標公司商討及落實後，適時向大家匯報。
- 業委委員監察，成立專項工作小組
- 作為2千多戶業主的代表，我們眾委員對監察屋苑正常運作的職能實在責無旁貸。當中陳盈如委員(Yvette Chan) 在過去兩個月已率先主動約見現役供應商嘉捷清潔及世紀保安公司，與管理處一同檢討及改善現有服務流程，並稍見成效。長遠而言，我們已有計劃於不日成立清潔及保安小組，並邀請有意服務屋苑的業主們加入，一同作有系統及持續性的有效監督。
- 設置投訴機制，方便居民舉報
- 在過去數月與居民攀談中不難發現大家對屋苑管理質素馨竹難書。正所謂愛之深、責之切！為了解決問題，我已於下週安排一眾委員約見信德物業管理公司管理層，要求盡快成立「提昇屋苑服務質素」有效溝通平台，讓居民及時提出反饋，並由管理處專人跟進。
當進入投票表決階段，我再一次提醒眾委員在甄別供應商是否稱職時，價錢不應是唯一的考慮，其服務質素、面議表現及往績亦極為重要。並指出在列表的4間承辦商中，只有最高標價的康威保安主動建議提供額外人手，以應付接替保安員飯更及小休出缺之用。這也同時解釋到世紀保安為何一直於某些崗位經常缺勤的原因！見微知著，這個例子闡述了其中衡量供應商是否稱職的一個重要指標。另外一個考慮因素是，世紀保安作為現役服務供應商，於6月28日與包括我在內的3位業委委員會面時，其負責人對於現有服務水平不足，監管鬆散及於執行方面出現嚴重落差的指控直認不諱，並即席承諾於短期內提交具體服務質素改善計劃。很可惜這個承諾到投票前一刻，仍然是空中樓閣！
兩輪投票結果
根㯫民政事務總處編訂的［供應品、貨品及服務採購工作守則 ］，在決定是否採納某一個供應商時，有關決議必須以過半數通過。由於是晚可供選擇的共有四個， 而在第一輪投票中採用初步甄選制的情況下，沒有供應商取得超過半數贊成票，（投票者有８人，棄權不算，超過半數要求是５票）因此須於得票最高的兩家之中二選其一，作第二輪投票，最終結果如下：
最後在第二輪投票中以5票勝出的匯卓保安，不論在公司背景、標價，人手配置、往績及面議表現，均在我個人的計分表上名列榜尾，結果令人沮喪！ 但基於體現民主精神以及少數服從多數的原則，我還是收拾心情，無奈地接受了投票結果。
引進服務承諾，多角度全方位及時監察
幸好的是在這次招標過程中，我已及時將績效指標 (KPI)及服務承諾 (Service Level) 加進標書，成為服務合約的一部份。在往後的日子，除了有賴即將成立的保安小組監察日常工作外，我會督促管理處制訂一個完善的交接計劃，並盡早與匯卓保安商討落實服務承諾的詳細安排，期望於11月1日新合約生效時，可以盡快在短期內提升屋苑保安服務質素。其間如發現服務水平有不達標或偏差的狀況出現，會先加以警告；如屢勸不改，提前解約亦是一個迫不得已的選項，因此大家不用過於擔心。
在此我呼籲有志加入保安及各工作小組的業主朋友們，請密切留意於下月稍後公布的參加詳情。集齊大家的力量, 協力將屋苑管理服務水平重納正軌，指日可待！
5座譚太 
1) 很多謝譚太鉅細無遺地交代屋苑兩項重要日常運作「保安和清潔」的選標流程。因為文中提及部份委員未有出席與承辦商面議及其後續的審核工作，請問有多少位未有與會？ 那麼那些委員們有否向其他曾參與面議的委員表達過他們挑選他們心儀的公司是憑什麼理據或準則呢？正如公司聘請員工一定要面試和問答以作觀察是否能符合僱主的聘用標準。標價只是一個死的數目，不能全數反映承辦商的質素，除了在質詢和溝通的過程中。否則業主如何依賴和信賴業委們的選擇？ 即使清潔合約交由業主大會審批，我們都需要業委們有理據的分析和建議。
2) 另外，文中提及此等未能與會的委員們是因為擔心需要負上個人法律責任而沒有簽署申報文件。本人看得有點不明白，因為我覺得應該是申報了而遵守文件所述就無須擔心。律師能否解釋以釋那些業委們的疑慮？
3) 設置投訴機制和溝通平台是建設性的，唯以現時管理處的人手和質素，恐怕難有成效，希望業委們向信德極力爭取足夠和優質的人手。
4) 本人在新一屆業委成立後所舉行的兩次業主委員會會議均有出席，但8月21日那次在9時半已離場。離場時會議已開了個半小時但才開始討論第一個議題，據聞那天會議至凌晨1:30，不知道議決了共16項議題中多少項？本人此一提問是有感於列席的業主們急於踴躍發表意見於業委們跟信德的討論或解釋過程中，以致有時多方聲音重疊而聽不到真正的訊息，只覺主次不分，雜亂無章。除了大家的寶貴時間花費了，幾個小時的律師費是給律師在聽吵鬧爭議也不值得吧。最重要是這樣的會議有多少成效？ 愚見是能否有一主持人把持會議的節奏？可否建立會議的規矩章程？於會議開始時對與會人仕說明流程，先靜心聽業委跟信德的討論和發言，列席的業主們把疑慮和問題記好，才在每一議題議決前提出，讓有關人仕作答。
最後，多謝有積極參予招標流程的業委們花費大量時間去閱覽標書、審視承辦商們、訂立績效指標和服務承諾。期望大家各盡本份，矯正弊習，漸見成效。
讚讚
謝謝 Sarana 寶貴的留言及提問。讓我嘗試在此遂一解答：
1a) 參與保安招標面議的有4人，包括本人，2位陳委員及葉委員；參與清潔招標面議的也是4人，當天陳永光委員缺席，林委員加入;
1b) 在保安合約第一輪投票中，我注意到5位沒有參與招標面議的委員在即塲根據管理處提供的資料，重點比較投標商規模，人手配置，服務同等級數屋苑經驗等客觀性資料一起參詳。到第二輪投票時，莫委員提到其重點比較價錢，以「兩害取其輕」的原則，挑選了第三高標的滙卓保安。其實如果純粹以價錢為着眼點的話，個人認為揀選第二低標的南方警衛應較為合理！但由於南方在第一輪投票已出局，所以這個已經不再是選項。至於個別委員的想法，我也不便在此越俎代庖，還是請妳向相關委員查問比較合適！
1c) 正如我在文中提到，承辦商在面談中的表現是其中一個可靠的甄選指標。因為在過程中可反映出對方是否準備充足，對突發的提問是否可以從容應付，從而對其提供的服務是否專業得到一點啟示。如果議案他日需要交由業主大會投票決定（如2年的清潔服務合約），那麼管理處和業委會委員就必須要制定一份回標分析參考，預先給業主閱讀及參詳，公投才會變得有意義。
2) 有關利益衝突申報及保密協議，其實在會前委員與委員之間；及委員與管理處之間已有不少的討論。幸好當天安排了律師列席，由他向委員清晰的解釋了設立這兩份文件的原由，而申報目的正正是避免委員因不知情而誤入法網，遂將眾委員心中的疑慮／誤解一一解除，多花了點時間，也是值得的。
3）管理處現時人手非常緊拙，我等下週約見信德管理層將會重點商討人力架構, 招聘甄選及人才挽留等議題。
4a) 不計第一次會議因選舉主席程序受到挑戰而導致被腰斬外；事隔一個半月，這是第一次所有委員聚首一堂一起議事。在工作磨合上，大家還是需要點時間掌握。而有別於上屆組合，今屆委員明顯是獨立個體佔多，比較勇於發言，這個相信大家是樂見的。之不過發言內容就應盡量精簡及避免重複。而列席業主發言，我同意應該適當地限制，以免將話題扯遠，耽誤了委員之間作建設性討論的時間。至於會議規程的討論，原本就被安排於當天議程的第十項討論。
4b) 話分兩頭， 縱使當天秩序看似混亂，不時出現界內界外疊聲情況，再加上在會前我們花了大概 40分鐘核實大業主一方的授權信及解答委員們提出的相關法律問題，但整體會議秩序良好，我們還順利完成了16項議程中其中的6項，當中包括清潔及保安合約安排; 及在其他事項提出的有關利益申報、保密協議及翻看會議錄影紀錄的安排，也算不錯呢！誠然如果業委委員可於會前做足準備功課，閱讀相關文件，並擬定提問，相信會議節奏會變得更為明快及更有效率。作為主席，我會以身作則，勸喻及率領眾委員朝着這個目標進發的！
在此再次感謝妳的寶貴意見。期待在下月中的業委會會議上再見到妳！
讚讚