點解唔用視像會議召開業主週年大會AGM？

疫情影響之下如常召開 AGM

一塲世紀疫情顛覆了世界的日常秩序,也改變了我們的生活常態面貌。在政府立例禁止避免人群聚集下，上學的可以利用網上學習模式上課; 僱主同意，上班的可以在家辦公home office; 商務會議可以在網上召開，有聲有畫；大型會議及展覽亦可以利用虛擬會塲進行。說到底就是避免人群接觸，減少受到病毒感染的風險。

問：那麽就“限聚令”而言，屋苑召開業主週年大會或業主特別大會會否觸犯法例呢？

答：不會。根據香港法例第599G章，就「限聚令」而言，若會議須在指明期間內舉行，以遵守任何條例，例如《公司條例》（香港法例第622章）規定舉行時間的股東周年大會，一般來說，可獲豁免。此外，符合某些條件的上市公司的股東會議（即會議上不供應食物或飲品，而召開會議的每個房間或區隔範圍容納不多於20人），亦獲豁免。

(資料來源: https://www.doj.gov.hk/tc/miscellaneous/faqsonlaw.html)

可以線上參加會議嗎？

在疫情影響之下，完全理解為何有鄰居在業主群組中表示為了保障家人健康著想，會選擇不會親身出席會議，並提出以Zoom* 形式觀看及網上投票取代;或以網上觀看及實體投票交替操作參加。而Amy葉委員更言之鑿鑿的說在週邊「有很多屋苑」已使用 Zoom (一款網上會議軟件) 來舉行週年業主大會，並以置富花園為例，特別提到屋邨經理開明，對比我們寶翠園管理處的有很大差異，不能相提並論云云。而其間在群組中，葉委員更公開要求我表態支持使用Zoom應用程式召開4月23日的AGM。

個人認知及觀點

筆者我以往從事管理職務，處理橫跨地域業務多年，對於以線上取代實體會議全不陌生。而近年因為疫情關係而興起的虛擬會議及展覽也參加了一、兩次，感覺還是不夠實在，缺乏了與其他與會者接觸互動及認識的機會。而最重要的是，當我發言時，我並不知道其他在線的參加者是何許人，主辦單位有認真核實過他們的身份嗎？而在每一位在線的與會者顯示屏身後，又有多少雙耳目在一同收看呢？

身為業委代表二千多戶業主處理屋苑事務就更加要考慮做法是否合乎大廈公契及物管條例的法規，以下是我在2月27日當天應 Amy葉委員的要求表態時，根據我自身的經驗及理解而作出的分析回應:

首先我認同科技發達，喺技術層面，係冇乜嘢話做唔到嘅。不過開業主大會同一般公司或私人會議唔同，要跟公契條文，有規有矩，所有嘢都要合符法規先至得。
開AGM嘅法定人數（quorum）門檻係10％。喺網絡世界，淨係計 quorum 已經唔知點樣核實與會者嘅身份。就算有，又係咪所有業戶都有智能手機、電腦、穩定嘅上網伺服器？
講到投票係計業權份數，唔係一人一票，自然就更加複雜。
而喺實際操作上也有其他風險例如技術故障及黑客入侵風險等等。所以 AGM 要用 Zoom meeting 形式去開真係唔太可行。
隨著有疫苗到港，多咗人注射，相信疫情會有明顯改善。現在距離開大會仲有2個月，大家都唔使太過擔心嘅。

民政署及律師意見回覆

為了尋求真相，我亦隨即以電郵去信要求管理處向民政事務處查詢，而管理處在民政處的建議下，亦將我提出的問題向律師尋求法律意見。以下總結了有關回覆:

No.	提問	民政事務處回覆	律師意見
1	以線上會議形式(如Zoom Meeting) 舉行週年業主大會是否合乎法規	民政事務處指出處方主要角色是向私人樓宇業主提供協助管理物業，不是法律專家，因此沒法提供法律觀點。建議管理處自行尋找法律意見，並根據大廈公契詮釋。而土地審裁署有權審理和確認與大廈公契和物管條例的解釋和執行有關的任何程序。	根據大廈公契6.1(VI)列明: (c) 計算10%有效法定人數仍根據出席業主每戶的不可分割業權份數總和計算； (g) 投票時，親身出席或使用被委任代表文書 (proxy instrument) 投票都同樣被視為有效。 (i) 所有議決以簡單多數制，即超過出席有效業權分數的半數，方為有效議決。根據普通法，會議的定義是人群聚集一起商討事情，而虛擬線上會議並不符合上述要求。在實際操作方面，縱使業主會議的程序應由業主決定，有關改變會議形式必須得到全體業主同意，因此律師認為有關要求不可能做到, 並列舉案例參巧。(Case ref: the Incorporated Owners of Grenville House v Wong Tak Keung Stanley and Another 18/11/2011, DCCJ2868/2008) 使用線上會議召開會議會對於沒有相應電字器材或不熟悉操作的業戶構成不公另外在操作上，在虛擬的環境下，也不可能 a) 準確計算法定人數 b) 核實與會者及其被委任人的身份 c) 準確分配相關有效業權份數給各「出席」業主。總括而言，以線上形式召開業主週年大會，不論在法理、公契及物管條例的層面上都並不合法規。
2	如符合，可否提供實例用作參巧？	不評論是否符合，但沒有其他屋苑實例可以提供。	不適用
3	作為主辦方，管理處可否同時提供線上及現塲出席選項給居民選擇？	大廈公契乃是發展商與所有業主及經理人的一個三方契約,處方不會評論。但強調大會所有程序包括計算法定人數及點算有效票數都必須符合大廈公契要求。	線上會議並不是法定開會模式，而只有業主或被授權出席人仕才可以參加業主大會。
4	為了提供方便給因為種種原因不能親身出席的業主，在大會舉行之同時，提供線上直播又是否可行呢？	無法提供意見	線上直播有機會導致非業主的第三者觀看會議進行及其內容，這是有違大廈公的條款。此外，網上直播會引發其他網絡安全問題，比如與會者個人資料(如容貌)，機密資訊(如投標價錢)等等，因此惹來不必要的挑戰及法律訴訟。

置富花園已用 Zoom 開AGM, 點解我地唔可以?

多得一位有人脈的業主朋友幫忙查證，證實置富花園從來沒有使用線上會議形式舉行業委會任何會議, 而所有「業主大會」或「會員大會」都是以實體會議進行。極其量在疫情肆虐其間，也只是安排過一塲線上「工程答問會議」，讓外判承辦商可以即時解答居民有關大維俢工程的一切疑問。

4.23 請親身出席大會及投票

綜合法律意見、民政處的回覆及有關置富花園的澄清查證，現時以視像會議取代實體會議是不可行的，坊間亦沒有成功例子可以借鏡。在此再次呼籲大家盡量安排時間親身出席於 4月 23日晚上八時在寶翠會舉行的週年大會，如礙於種種原因而不能出席者，亦可以先瞭解議程，再委托一位值得信賴的朋友代為出席及投票。到時見！

Zoom^{[* ]}是一個在全世界相當熱門的免費遠端會議應用服務, 提供了用於視像會議及即時通訊的應用程式。