第9屆業委會近日收到13位業主聯署來信，提問有關更換保安公司及會議運作等事宜 (見下圖)，本會已就查詢事項回覆如下。
如住戶有其他意見，歡迎來函本會設置於第一座管理處辦公室的「業主委員會意見箱」並留下聯絡方法，方便跟進。
致X座X樓X單位住戶：
來函於較早前經管理處轉達已收悉。第9屆業主委員會重視居民意見，現就 閣下有關「轉換外判保安公司」一事提問解答如下：
因應新冠肺炎疫情而取消「特別業主大會」(EGM) 的後續安排，管理處已先後兩次發通告向居民匯報。最近期的在3月13日發出並於當天張貼於各座大堂。如錯過了內容詳情，可向管理處查詢，不在此重覆論述。
然而需要强調的是第9屆業委會運作公開透明，為強化管治制度，委員上任後乃依據寶翠園公契所賦予權力執行職務，並在適用情況下跟從政府的大廈管理條例(BMO) 行事。在招標過程中，無論在揀選合約年期或是否於短期內再舉行EGM, 委員之間縱有不同觀點，每次經過充份討論或表述後，我們仍以少數服從多數原則投票方式表決。而管理處於3月13日傍晚發出的通告，砌詞「由於業主委員會成員未能達致有效共識…因此管理處決定與最低價的投標者簽訂1年合約」的結論絕不正確，也未有道出全體委員不作選投承辦商的真正原因，第9屆業主委員會住宅部對此深表遺撼！
至於去年出現中標商棄標事件而令屋苑需要與「世紀保安」倉卒簽訂5個月的短期合約，因而令屋苑需要支付額外費用，實屬不幸！汲取教訓，管理處已在是次招標過程中加入罰則條款，避免重蹈覆轍。
另外來函詢問有關新保安公司的背景及實力。於第4次業委會會議上（1月10日），已有委員要求管理處除張貼投標商資料於大堂供所有業主参考外，亦要求安排投標商分時段在屋苑內進行路演，讓居民有機會直接和入標商接觸及提問。可是管理處表示構思中只會分階段將資訊張貼發放。而後來因應疫情發展須要取消EGM，管理公司認為業主公投部份已改為業委投選，表示再沒有必要張貼有關資料給居民閱覧。至於信中提及如何保留經驗豐富的保安員，為免出現偏私及人治的情況，本委員會同意管理處的建議將選拔過程全權交給管理處及「警衛國際」，根據員工以往整體表現甄選及處理。
業委會的成立，其中主要作用是作為業户和管理處的溝通橋樑，就是次招標結果的通告沒有將有關訊息向業主完整披露，本委員會主席已發電郵致信德物業管理層表達不满，並催促其盡快糾正錯誤訊息、公佈兩家中標商的背景資料及對居民發放有關保安新舊合約在人手配置及金額的巨大差别等內容。而合約當中的績效指標（KPI）更首次引入居民参予評分制度，這方面的資訊更加要盡早向業戶公開交待！
今屆委員會致力改善會議議事制度，認同會議效率有改善空間。除首次因現塲出現混亂而會議需要腰斬外，其餘四次會議（包括第4次續會）均有秩序地進行，席間亦設業主提問。至於有個别委員對部份議題比較關心以致會議延長，主席在平衡時間資源有效運用及維護委員發言及提問權利之下， 已要求委員發言時盡量精簡或另闢會議對議題作深入瞭解及討論。今屆業委會會議紀錄委員實名發言及具名投票，而相關會議紀錄，歡迎各住户向所屬座頭管理員查詢翻閲。
感謝 閣下關心屋苑事務。本委員會承邀 閣下抽空列席未來舉行的會議，並踴躍参加即將推出的各個工作小組，為屋苑出一分力，謝謝！
寶翠園第9屆業主委員會住宅部
2020年3月21日
(副本抄送：寶翠園管理處)
5座譚太 