保安服務合約跟進
1. 長期保安服務合約安排
委: 管理處如何評論以下三個選項? a) 要求餘下兩間入圍保安公司「南方」、「康威」提供報價; b) 再次公開招標或; c) 由管理公司自組保安隊？
管: 由於已於7月初完成開標、公開價錢及見標，不可能於相隔5個月後再向「南方」、「康威」問價。而與「世紀」簽訂5個月過渡性合約，正好預留足夠時間準備重新招標，並在明年3月前業主大會中交由業主投票。屋苑早年試過自組保安，但後來都外判了，不是有沒有能力，而是考慮到不符合經濟效益，因為Operation要花很大精力，管理公司旗下亦沒有管理大量其他屋苑，方便隨時抽調人手，因此不贊成在寶翠園實行。
2. 過渡性2-2-1 合約方式
委: 與「世紀」以2-2-1方式簽訂5個月的短期合約有何原因？
管: 這是徵詢過律師意見的。今次招標結果未盡如人意，而「匯卓」於簽約前臨時退出、「南方」及「康威」經徵詢後因準備時間不足拒絕匆忙承辦，等於第二次會議的議決已告失效，因此管理處需在業主大會上報告，交由業主投票決定，免卻爭拗。而為配合2月底3月初開業主大會日期，因此就簽訂了5個月。至於以2-2-1模式簽訂合約，是基於近日公眾活動頻繁，巿場上保安人員人手緊拙，萬一社會氣氛繼續轉差,「世紀」很可能需要上調薪酬聘請保安員，每兩月續約就是這個原因。再加上取消合約需要一個月通知期，所以才有這個安排。
委: 現在以 2-2-1的方式簽約，即表示2個月後的合約價會跟隨市場價格而有變？
管: 合約的確是如此列明，萬一社會氣氛再轉壊，保安員更難聘請，「世紀」也要維護自己的權利。但基於管理公司和「世紀」向來的生意往來，一早已經講好5個月的合約，除非對方一心不再來投標要破壞關係，否則當初也不會有這個君子協定。
3. 重新招標優化程序
委: 這次重新招標，加入了甚麼優化程序？
管: 管理公司預備了招標時間表及簡化版採購流程供委員參考。而今次招標過程，會依據公司內部「採購政策及流程」進行。當中包括如何選擇承辦商、合資格承辦商名單、所需提交資料、申報程序、如何提名、如何議價、如何進行資格預審，資歷要求如曾經管理伙數、註冊資本、保險金額要求等等，都有規範。
此外，這次招標會仿傚本公司其他物業管理的做法，要求投標商將計劃書一分為二，將技術部份(Technical Proposal) 及價錢部份 (Price Proposal) 分開呈上。業委會在初段前期時間可以集中細閱及討論技術計劃部份，主要衡量投標商有沒有能力去執行合約要求。至於價錢部份，在收到後會立即鎖在夾萬，待合適時機會發給業主參考。至於確實時間，我們還在檢討中。
4. 有關回標分析做法之討論
委: 參考坊間做的盡職調查 (due diligence)，會翻查各公司的財務報表，了解各間公司人頭成本差別，才能比較價錢高低。如在分析時只看技術因素而不看價錢是不夠全面的。除非有明確和法理上的原因（例如擔心圍標影響委員的決定）而不便透露價錢，否則應該盡量公開，免得業主作出無謂猜測。
管: 這是基於委員是否願意簽署「保密協議」。就著未來清潔及保安服務這兩份標，希望做好「保密協議」的基礎再考慮同步披露價錢。目前管理公司的想法是不要先看價錢，因為價錢會影響評價，而且價錢應根據計分制度，越貼近中位數會越高分；越偏離則越低分。至於何時引入計分制度就需要再作討論。
委: 以往委員的評分制度比較兒戲，有委員沒有填，又可能評分比較主觀，甚至未有細閱回標文件就評分，若日後實施計分制，需清晰定明如何評分、佔多少百分比，並建議公開業委評分，以確保委員的評分及投票選擇沒有自相矛盾。
5. 回標價錢問題
委: 在沒法得悉價錢而作出選擇，如何防止居民所選的是開出天價的公司呢？
管: 管理處及業委會在不知道價錢的情況下各自提出分析及建議，讓業主自行選擇。不過目前仍在考慮在不知價錢下去提出建議是否理想。價錢出現高低不足為奇，但估計出現天價的機會不大，除非投標商懷有敵意，否則選擇入標的都應該是有誠意做的。實質上，要避免天價可以有以下幾個做法：
- 以公開形式招標 (只要是合資格的供應商即可入標)
- 若擔心回標反應不理想，可再配合邀標，並在出標前要求對方交回「投標意向表達書」 (Express of Interest) 表達投標意欲
- 發通告歡迎業主介紹合資格及有能力的供應商入標
委: 會否在招標過程中要求供應商建議服務設計上一些軟件上的轉變？而不是新的供應商保留僱用大部份現職保安員，分別只是換了一套制服？同時如何讓業主理解因為加強人手而導致費用上升？
管: 每換一間保安或清潔供應商，前線員工一般不會換很多，可能只是一半甚至三分之一， 轉變主要來自管理層的理念和管治方法。因此將先集中討論服務要求 (job specifications)，包括如何編排不同崗位的保安員在哪些位置、如何分更、多少人手等，配合較貼地的關鍵績效指標(KPI)，及讓前線員工做得更好的誘因，這些與業委會取得共識後才發出標書，同時請業委教育業主，不要只看價錢。
6. 有關檢視保安硬件及人手之討論
管: 現時夜間保安是不足夠的，管理處同事及保安經理稍後會再檢視。屋苑公用地方(DCA)位置如南里出口左邊需要加裝 CCTV 及燈光設備，DCA 卸貨區（6、7、10、11 電梯）需要加趟閘（閘棍再行入位置），3座後門位置除 CCTV 之外會考慮加讀卡器，至於以往曾經討論過於該位置增設更亭，卻因價錢昂貴而告吹，現在因應社會環境改變需要會再作檢視。
委: 硬件上需要添置的，應趁即將進行的財務預算審核中提出（管理公司表示已備妥）。另外建議管理公司在兩個合約的人手上填上實質崗位需要人手 (full deployment) 數字，以反映實際開支。皆因中標不一定考慮最平，最重要是供應商能做到業戶的服務要求。管理公司同意。
7. 有關諮詢投標公司資料
委: 可有考慮在標書中加入資歷查核 (reference check) 一欄, 讓管理處可直接聯絡投標商的現任或前任受僱屋苑業委會，取得真實用家口碑作參考之用？日後更加可以將此步驟加入招標的常規程序？
管: 沒有問題，但這類資歷查核也有盲點。例如有些屋苑聲稱沒有訴訟案件在身，也可能有其自我的演譯方法，所以不能盡信。
清潔服務合約進度
管: 於較早前第2次業委會議已議決，將清潔合約一分為二：一部份是住宅部份連物業公共地方（DCA）；另一部份是商場，現在兩份標書都在同步準備。屆時需重新檢視人手，價錢方面一定會上升。因現時晚間住宅清潔工其實是借用商場的一個員工，而住宅是沒有付費的。DCA 也只得一個朝九晚六的員工，但涉及工作範圍包括「雀籠」(卑路乍街穿梭電梯大堂)、 圍繞西寶城、南里、12、13、15、16、17 梯，這是不足夠的。
委: 清潔服務合約標書有沒有同時加入關鍵績效指標(KPI)？
管: 可以加的，貼地的KPI可以讓管理公司及居民監察承辦商表現，是雙贏的。
座頭客服(CS)及住宅部人手空缺問題
管: 現在寶翠園開價已不低，但在招聘上仍是困難重重。曾有個別應徵者得悉服務地點是寶翠園便婉拒面試，相信和屋苑名聲有關。座頭客服三更總編制27人, 包括6名主任主管，現有CS空缺5個。
委: 以往CS人手編制定於30人以上，而明年預算應把目標放在31/33之間，為免因人手短缺而出現漏更，更可減低依賴「世紀」提供座頭服務。
管: 現在目標集中招聘足27人，下一步才會作出檢討。其他部門空缺包括：住宅部5人、技術部 1人和會所 3人。
保安開門指引討論
委: 保安員在未有查明陌生人身份便隨便開門一直惹人垢病，容易吸引不法之徒有機可乘，是嚴重保安漏洞。以往管理處已不時發出通告提醒住戶，但成效不彰。除前線保安人員一律應嚴格執行相關指引外，建議在業主周年大會上報告及呼籲居民必定拍卡出入。
管: 這事需要時間教育居民，改變其行為習慣。管理處會嘗試發出一些內容比較彈性的通告及快訊等去提醒居民。
［節錄自2019年11月7日與「信德物業管理公司」代表會議紀錄］
管：管理公司管理層代表
委：委員陳永光先生、陳盈如女士及本人譚吳嘉華女士
5座譚太 